Forsvarets personell- og vernepliktssenter (FPVS) arbeider med å opprette en Forsvarets «Min side». Den skal bidra til å sikre at Forsvaret raskt kan bemanne styrkestrukturen med personell som har riktig kompetanse og utstyr. For blant andre reservister kan dette bli portalen hvor den enkelte ser egen status og kommende aktiviteter, og kommuniserer med Forsvaret.
PP/OLE KRISTIAN HAAGENRUD
Prosjektet har innledningsvis kartlagt brukernes ønsker, behov og krav til en digital løsning som skal forenkle og effektivisere dialog og samhandling mellom Forsvaret og den enkelte vernepliktige.
Forsvarets «Min Side» gjør at Forsvaret går vekk fra mye av det papirbaserte regimet, for å kunne utvikle et presist og gyldig datagrunnlag for analyse og beslutningsstøtte. Det å gi brukerne en vei inn til Forsvaret hvor de finner all relevant informasjon er en av målsettingene.
– For å ha god oversikt over den enkeltes kompetanse er det enkleste rett og slett å spørre. Det er vanskelig for oss å korrigere feil hvis ingen forteller oss at noe ikke stemmer, sier Ellen Benedicte Buer.
Buer er seniorrådgiver for digitalisering, og prosjektleder for «Min side». Hun sier til Pro Patria at FPVS også har ønsket å gjøre brukerreisen, som begynner med innkalling til sesjon og varer til man ikke lenger tjenestegjør, enklere.
I første omgang har prosjektet blitt testet på de som skal inn til sesjon, og rekruttskolene.
– Vi har et godt samarbeid med Hærens rekruttskole og Forsvarets forskningsinstitutt som utvikler læringsinnhold. Vi arbeider med å ”dytte” læringsinnhold ut til ungdommene før de møter til tjeneste, for eksempel om fysiske forberedelser og våpenregler, samt en holdningskampanje som forhåpentligvis gjør at rekruttene stiller enda bedre forberedt, sier Buer.
At de som skal gjennom sesjon har kunnet sende inn en søknad digitalt for å endre tid eller sted for sesjon har ført til langt færre henvendelser til FPVS, samtidig som det er enklere for den kommende soldat.
Viktig for reservistene
Også for reservistene kan prosjektet føre til mindre behov for å henvende seg til FPVS eller egen avdeling. Kontaktsenteret får i dagmange spørsmål fra Heimevernssoldater om blant annet personlig utrustning. «Min side» vil få en «chatbot» som kan besvare spørsmål som typisk stilles av HVs personell, i tillegg til å være et sted hvor den enkelte kan finne relevant informasjon.
I tillegg sees det blant annet på muligheten for å etablere en «nettbutikk» på ”Min side” i samarbeid med Forsvarets logistikkorganisasjon (FLO), der HV-personell og andre reservister enkelt skal kunne bestille manglende utstyr..
– Vi jobber med å få ned klartiden ved krise og krig. Gjennom denne portalen kan vi gi informasjon om hva som ventes av de vernepliktige, hvor de skal møte, og at de faktisk er styrkedisponert. At den enkelte har kunnskap om dette bidrar til å redusere klartiden, både for de som er i HV og for andre reservister, sier Buer.
Innledende undersøkelser har vist at flere som har gjennomført førstegangstjenesten ikke var klar over at de kan kalles inn til ytterligere tjeneste for eksempel i Heimevernet. Andre tilbakemeldinger omhandler manglende informasjon om veien videre etter førstegangstjenesten, utfylling av samme skjemaer gjentatte ganger, og defekt utrustning blant HV-soldater.
«Min side» vil forhåpentligvis være en viktig bidragsyter til å løse disse utfordringene, ved at man finner all nødvendig informasjon på et sted. Dette vil i så fall øke forutsigbarheten og portalen vil være et sted å finne og eventuelt korrigere informasjon som angår den enkelte direkte.
Mange ønsker å benytte sin sivile kompetanse i tjenesten. Buer sier at prosjektgruppen fortsatt er på idé-stadiet, men at det sees på en mulighet for at man gjennom «Min side» kan melde inn hva man ønsker å jobbe med, basert på sivil kompetanse. Det skal også bli enkelt å informere Forsvaret om ny sivil kompetanse.
Buer og FPVS foreslår en innboks for sporbarhet i all dialog mellom Forsvaret og den enkelte, og en oversikt over søknader og skjemaer. I tillegg ser de for seg en meny med personifiserte anbefalinger over kurs og karriereveiledning, og ikke minst et årshjul med informasjon om kommende aktiviteter. Dette er basert på innspill fra både Forsvarets ansatte og personer i HV-strukturen.
«Min side» vil også lette arbeidshverdagen for Forsvarets ansatte. I en undersøkelse blant den interne målgruppen kommer det frem at Forsvaret ikke har god nok oversikt over de vernepliktiges kompetanse eller gripbarhet, og at dialogen med vernepliktige ikke blir godt nok dokumentert.
Flere vernepliktige oppgir at de blir informert for sent, og etterlyser mer praktisk informasjon.
I dag er det krevende å dele informasjon på tvers av gradert og ugradert nettverk. «Min side» vil ifølge Buer ha muligheten til å hente ut informasjon fra Forsvarets interne systemer knyttet til den enkelte, og vise dette ved forespørsel. Dette gjøres uten at noe blir lagret utenfor Forsvarets brannmur, slik at sikkerheten blir ivaretatt.
I tillegg vil brukernes rettigheter i forbindelse med GDPR (EUs personvernforordring), herunder retten til innsyn i hva Forsvaret har lagret om den enkelte, bli vesentlig forenklet sammenlignet med dagens ordning – hvor eksempelvis Forsvarets sanitet sitter på noe informasjon, mens FPVS sitter på annet.
En innsynsbegjæring i henhold til lovverket vil i dag medføre en papirrapport fra de ulike delene av Forsvaret. «Min side» har ambisjoner om å kunne vise alt på ett sted og på en enkel måte.
Stadig utvikling
Arbeidet er fremdeles i en tidlig fase. I forbindelse med pilotprosjektet for de som skal inn til sesjon og førstegangstjeneste, reiste FPVS ut til videregående skoler og rekruttskoler for å få direkte tilbakemeldinger fra målgruppen..
Prosjektet har også hatten god dialog med Tillitsvalgtordningen i Forsvaret (TVO) som har bidratt med ideer og innspill. I tillegg er det hver tredje uke en digital presentasjon med siste nytt til en arbeidsgruppe som kommer med ideer og innspill til den videre utviklingen.
I arbeidsgruppen er blant andre NROF representert, og gruppens mål er å komme med konstruktive innspill slik at Forsvarets «Min side» blir et vellykket prosjekt.
Webinar
Vil du lære enda mer om prosjektet «Min side» eller har du noen ubesvarte spørsmål? Ellen Benedicte Buer stiller på et webinar i regi av NROF den 13. januar klokken 18:00.
Informasjon og påmelding finner du her!
